12. Januar 2026 · Von Dominik Weindl, Gründer von Rechnungsstube
Mahnung schreiben als Handwerker: So gehen Sie vor
Eine klare Anleitung, wie Handwerksbetriebe eine Zahlungserinnerung oder Mahnung formulieren — mit Aufbau, Formulierungsbeispielen und Fristen.
Rechnung geschrieben, Leistung erbracht — und trotzdem passiert nichts. Für viele Handwerksbetriebe gehört das Nachfassen bei säumigen Kunden zu den unangenehmsten Aufgaben im Tagesgeschäft. Dabei ist eine gute Mahnung kein Drohbrief, sondern eine sachliche Erinnerung, die Ihrem Kunden die Möglichkeit gibt, den Fehler unkompliziert zu korrigieren.
Wann ist der richtige Zeitpunkt?
Eine erste Zahlungserinnerung sollte frühestens ein paar Tage nach Überschreiten des Fälligkeitsdatums verschickt werden — vorher wirkt sie schnell wie unnötiger Druck, gerade bei Kunden, die einfach nur eine Überweisung vergessen haben. Üblich sind 3 bis 7 Tage Karenzzeit nach Fälligkeit, bevor die erste Erinnerung rausgeht. Danach lohnt sich ein zweiter, deutlicherer Schritt, falls weiterhin nichts passiert.
Der Aufbau einer guten Mahnung
Eine Mahnung sollte immer folgende Punkte enthalten: die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum, den offenen Betrag, das überschrittene Fälligkeitsdatum und eine neue, klar benannte Zahlungsfrist. Wichtig ist ein sachlicher, höflicher Ton — auch bei der zweiten oder dritten Erinnerung. Die meisten Zahlungsverzögerungen sind schlicht Versehen, kein böser Wille.
B2B und B2C unterscheiden sich rechtlich
Gegenüber Geschäftskunden tritt der Zahlungsverzug nach § 286 BGB automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein — ganz ohne gesonderten Hinweis. Bei Verbraucherinnen und Verbrauchern gilt das nur, wenn auf der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen wurde; fehlt der Hinweis, braucht es eine formale Mahnung, um den Verzug auszulösen. Mehr dazu im Beitrag zu Zahlungsverzug nach § 286 BGB.
Automatisieren statt vergessen
Der eigentliche Aufwand liegt selten im Formulieren der Mahnung, sondern im Dranbleiben: Wer hat noch nicht gezahlt, wann war eigentlich die Fälligkeit, wurde schon einmal erinnert? Genau das lässt sich automatisieren: Wer seine Rechnungen in einem Rechnungsprogramm schreibt, hat Betrag, Fälligkeit und Kundendaten schon dort — und die Zahlungserinnerung geht genau einmal pro Rechnung raus, zum richtigen Zeitpunkt, immer unter Ihrem eigenen Namen statt einem anonymen Absender.
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Geschrieben von den Machern von Rechnungsstube — dem Rechnungsprogramm für Handwerksbetriebe: Rechnungen und E-Rechnungen im Browser, offene Posten im Blick, und genau eine automatische Erinnerung, wenn eine Rechnung liegen bleibt.