Alles, was ein kleiner Betrieb zum Rechnungschreiben braucht
Rechnungen im Browser schreiben, als E-Rechnung und als PDF. Angebote, Ausgaben, Kundenstamm. Und wenn nicht gezahlt wird, erinnert Rechnungsstube Ihren Kunden automatisch — einmal, in Ihrem Namen.
Rechnungen schreiben
Positionen mit Menge, Einheit und Steuersatz — Netto, Umsatzsteuer und Summe rechnet Rechnungsstube mit, die Rechnungsnummer vergibt es fortlaufend und ohne Dublette. Abschlags-, Schluss- und Stornorechnungen inklusive; bezahlte Abschläge werden vom Zahlbetrag abgezogen. Skonto und Rabatt stehen sauber auf der Rechnung — auch in der E-Rechnung.
Entwurf, Autosave, Festschreiben
Ein Entwurf verbraucht keine Rechnungsnummer und geht nicht verloren, wenn der Browser zugeht. Festgeschrieben wird bewusst: danach ändert sich nichts mehr — korrigiert wird per Gutschrift, wie es die Buchführung verlangt.
Positionen aus Fließtext (Vorschlag)
Tippen Sie, was gemacht wurde — daraus werden Positionsvorschläge zum Abhaken. Immer nur ein Vorschlag: Preise werden nie erfunden, der Steuersatz kommt aus Ihrer Auswahl, und die manuelle Eingabe bleibt daneben jederzeit offen.
Plausibilitätsprüfung vor dem Festschreiben
Weicht ein Positionspreis deutlich von Ihrer eigenen Preishistorie ab — der klassische Tippfehler mit dem Tausenderpunkt — fragt das Programm einmal nach. Es blockiert nie; „passt so“ ist ein Klick.
§ 19 und § 13b, richtig ausgewiesen
Kleinunternehmer nach § 19 UStG schreiben ohne Steuerspalte, mit dem Pflicht-Hinweistext. Bauleistungen an Unternehmer nach § 13b UStG tragen den Vermerk zur Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers — beides auch in der E-Rechnung korrekt codiert.
E-Rechnung schreiben und empfangen
Jede Rechnung entsteht als XRechnung nach EN 16931 und als PDF zum Weiterleiten — geprüft mit demselben KoSIT-Validator, den auch die öffentliche Verwaltung nutzt. Für Behörden trägt sie die Leitweg-ID. Eingehend werden XRechnung und ZUGFeRD erkannt und ausgelesen, dazu ebInterface (Österreich) und Swiss QR-Rechnung (Schweiz).
Angebote
Angebot schreiben, Ausgang verfolgen (versendet, angenommen, abgelehnt, abgelaufen) und per Klick in einen Rechnungsentwurf übernehmen — mit denselben Positionen. Ein Angebot bekommt bewusst kein E-Rechnungs-Format: es ist keine Rechnung.
Lieferschein und Auftragsbestätigung
Zum Auftrag die Bestätigung, zur Lieferung der Lieferschein — beide aus den Positionen, die schon da sind. Der Lieferschein nennt bewusst keine Preise: er wird auf der Baustelle gegengezeichnet, oft von jemandem, der die Kalkulation nicht sehen soll. Eine abweichende Lieferanschrift und eine Unterschriftszeile hat er auch.
Artikelstamm
Positionen, die immer wiederkehren, einmal merken und beim nächsten Mal auswählen — mit Preis, Einheit und Steuersatz. Der Artikel füllt das Formular; die Wahrheit einer festgeschriebenen Rechnung bleibt die Rechnung.
Ausgaben mit Vorsteuer
Lieferantenrechnungen und Belege erfassen, inklusive Vorsteuerbetrag und Steuersatz. Fehlt der Steuersatz, bleibt das Feld leer statt geraten — die Kanzlei soll nichts korrigieren müssen.
Kundenstamm und Zahlungsmoral
Kunden werden beim Schreiben vorgeschlagen und mitgeführt. Je Kunde: wie viele Rechnungen, wie oft erinnert, wie viele Tage im Schnitt zu spät — bevor Sie den nächsten Auftrag annehmen.
Automatische Zahlungserinnerung
Bleibt eine Rechnung offen, erinnert Rechnungsstube Ihren Kunden — freundlich, genau einmal, versendet im Namen Ihres Betriebs mit Ihrer Antwortadresse. Kein Inkasso, kein böses Blut.
Teilzahlungen und offene Posten
Zahlt ein Kunde in Raten — oder die Versicherung einen Teil — erfassen Sie jede Zahlung einzeln; offen bleibt immer nur der Rest. Die offenen Posten stehen nach Alter sortiert, damit nichts leise liegen bleibt.
Auswertungen und Kundenakte (ab Pro)
Umsatzverlauf über 24 Monate, der Vergleich zum Vorjahr über denselben Zeitraum — nicht ein angefangenes Jahr gegen ein volles, das sähe im Frühjahr bei jedem nach Einbruch aus. Dazu der Zahlungsmoral-Report mit Trend statt bloßem Durchschnitt: wer langsamer wird, steht oben, auch mit gutem Schnitt. Als CSV zum Weitergeben an die Steuerberatung. Und zu jedem Kunden eine Akte für Notizen und Unterlagen — der unterschriebene Auftrag, ein Aufmaß, ein Foto von der Baustelle.
Wochenübersicht per E-Mail — antworten genügt
Einmal pro Woche kommt der Stand ins Postfach, mit Ein-Tipp-Links für die häufigsten Aktionen. Und wer mag, antwortet einfach „bezahlt 2026-0042“ — Rechnungsstube versteht das und hakt die Rechnung ab.
GiroCode zum Sofort-Überweisen
Mit hinterlegter IBAN trägt jede Erinnerung einen GiroCode: Ihr Kunde scannt, das Überweisungsformular ist ausgefüllt — direkt auf das Konto Ihres Betriebs. Über die Plattform fließt kein Geld.
Wartungsverträge & wiederkehrende Rechnungen
Wiederkehrende Rechnungen legt Rechnungsstube zum Fälligkeitstermin automatisch als Entwurf an — Sie prüfen und stellen sie mit einem Klick.
Monats-Report & Buchhaltungs-Export
Ein Monats-Report als PDF und ein Buchhaltungs-Export (CSV) mit Rechnungen und Ausgaben — praktisch zum Weiterleiten an Ihre Steuerberatung.
Nur-Lesen-Zugang für die Steuerberatung
Laden Sie Ihre Kanzlei mit einem Nur-Lesen-Zugang ein. Sie sieht Rechnungen, Ausgaben und Auswertungen — ohne etwas ändern zu können, ohne Login-Aufwand.
Bestehende Rechnungen übernehmen
Was schon offen ist, muss nicht neu geschrieben werden: per E-Mail an Ihre Rechnungs-Adresse weiterleiten, als Foto hochladen oder als CSV importieren — Kunde, Betrag und Fälligkeit liest Rechnungsstube selbst aus.
Was Rechnungsstube heute noch nicht kann
Ausgaben werden erfasst, nicht gebucht. Diese Dinge sind nicht enthalten und auch nicht geplant:
- Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)
- Umsatzsteuer-Voranmeldung
- Abgleich mit Ihrem Bankkonto
- Kassenbuch
- Lohnabrechnung
Das ist Absicht: Ihre Steuerkanzlei bleibt, wo sie ist, und Sie müssen Ihre Buchhaltung nicht umziehen. Für die Kanzlei gibt es den Monats-Report und den Buchhaltungs-Export. Wenn Sie eine vollständige Buchhaltung brauchen, ist eine Buchhaltungssoftware die bessere Wahl — wir sagen offen, wann.
So liest sich die Erinnerung, die Ihr Kunde bekommt
Wort für Wort aus denselben Vorlagen erzeugt, die auch der echte Versand nutzt — freundlich, mit Ihrer Antwortadresse und (mit hinterlegter IBAN) Ihrer Bankverbindung samt GiroCode. Beispieldaten.
Von: Elektro Mustermann GmbH — Antworten gehen direkt an den Betrieb
Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung 2026-0042
Sehr geehrte Damen und Herren, wir möchten Sie freundlich daran erinnern, dass die folgende Rechnung noch nicht bei uns eingegangen ist: - Rechnungsnummer: 2026-0042 - Rechnungsdatum: 02.06.2026 - Fälligkeitsdatum: 16.06.2026 - Betrag: 1.480,00 € Falls Sie die Zahlung zwischenzeitlich bereits veranlasst haben, betrachten Sie diese Erinnerung bitte als gegenstandslos. Zur schnellen Begleichung: - Empfänger: Elektro Mustermann GmbH - IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00 - Betrag: 1.480,00 € - Verwendungszweck: 2026-0042 Alternativ können Sie den beigefügten GiroCode mit Ihrer Banking-App scannen — Empfänger, Betrag und Verwendungszweck werden dabei automatisch übernommen. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen Elektro Mustermann GmbH Elektro Mustermann GmbH Musterstraße 12 · 12345 Musterstadt Tel. 0123 456789 --- Versendet über Rechnungsstube.