3. Februar 2026 · Von Dominik Weindl, Gründer von Rechnungsstube
Rechnung-Vorlage für Handwerker: Diese Angaben dürfen nicht fehlen
Welche Pflichtangaben eine Handwerker-Rechnung enthalten muss, damit sie formal vollständig ist und Zahlungsverzug im Ernstfall überhaupt geltend gemacht werden kann.
Eine unvollständige Rechnung ist mehr als nur ein Schönheitsfehler: Fehlen Pflichtangaben, kann das im Streitfall die Durchsetzung Ihrer Forderung erschweren — und spätestens mit der E-Rechnungspflicht ab 2027/2028 wird das Format ohnehin technisch vorgegeben. Hier die wichtigsten Punkte für eine saubere Handwerker-Rechnung.
Pflichtangaben nach § 14 UStG
Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der erbrachten Leistung, der Zeitpunkt der Leistung, das Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie der anzuwendende Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
Das Fälligkeitsdatum aktiv nennen
Gesetzlich zwingend ist ein explizites Fälligkeitsdatum nicht — üblich ist eine Zahlungsfrist von 14 bis 30 Tagen. Empfehlenswert ist es trotzdem dringend: Ein klar benanntes Datum ('zahlbar bis zum ...') verhindert Diskussionen darüber, wann eine Rechnung überhaupt fällig war, und ist die Grundlage für jede spätere Mahnung.
Der Verzugshinweis für Verbraucher
Rechnen Sie mit Privatkunden ab, lohnt sich ein zusätzlicher Satz wie: 'Bei Zahlungsverzug nach Ablauf der genannten Frist geraten Sie automatisch in Verzug, ohne dass es einer gesonderten Mahnung bedarf (§ 286 Abs. 3 BGB).' Dieser Hinweis ist bei Verbrauchergeschäften Voraussetzung dafür, dass der automatische Verzug nach 30 Tagen überhaupt greift — fehlt er, brauchen Sie im Zweifel eine gesonderte Mahnung.
E-Rechnung nicht vergessen
Seit 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) zu empfangen. Die Pflicht zum Ausstellen folgt gestaffelt bis 2028. Details dazu im Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2027/2028.
Struktur statt Zettelwirtschaft
Der einfachste Weg zu einer vollständigen Rechnung ist, sie gar nicht erst von Hand zu bauen: In einem Rechnungsprogramm stehen Briefkopf und Pflichtangaben einmal fest, die Nummer läuft fortlaufend, und jede Rechnung entsteht zugleich als E-Rechnung. Wie das Schritt für Schritt geht, steht auf der Seite Rechnung schreiben — oder Sie testen es direkt 30 Tage kostenlos.
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Geschrieben von den Machern von Rechnungsstube — dem Rechnungsprogramm für Handwerksbetriebe: Rechnungen und E-Rechnungen im Browser, offene Posten im Blick, und genau eine automatische Erinnerung, wenn eine Rechnung liegen bleibt.