26. Juli 2026 · Von Dominik Weindl, Gründer von Rechnungsstube
Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: § 19 UStG richtig anwenden
Was auf eine Kleinunternehmer-Rechnung gehört, welcher Hinweistext Pflicht ist und welche Fehler teuer werden — inklusive E-Rechnung ohne Steuerspalte.
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG stellen Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer — das macht die Rechnung einfacher, aber nicht formlos. Zwei Dinge müssen stimmen: der Pflicht-Hinweis auf die Regelung, und dass wirklich nirgends Steuer ausgewiesen wird.
Der Pflicht-Hinweis
Auf jede Rechnung gehört ein Satz wie: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Ohne diesen Hinweis ist die Rechnung unvollständig — Ihr Kunde fragt nach, die Zahlung verzögert sich. Die übrigen Pflichtangaben (Name, Anschrift, Steuernummer, fortlaufende Nummer, Leistung, Zeitpunkt) gelten unverändert; der Überblick steht auf der Seite Rechnung schreiben.
Der teure Fehler: versehentlich Steuer ausweisen
Weist ein Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer aus — etwa weil die Word-Vorlage noch eine Steuerzeile enthält — schuldet er diese Steuer dem Finanzamt, obwohl er sie nie hätte erheben müssen. Genau dieser Fehler passiert mit kopierten Vorlagen am leichtesten: Eine alte Rechnung wird zur neuen, und die Steuerzeile bleibt stehen.
Kleinunternehmer und E-Rechnung
Auch ohne Steuerspalte gilt: Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen im B2B bereits, und die Versandpflicht kommt gestaffelt ab 2027/2028. Eine Kleinunternehmer-Rechnung als XRechnung trägt eine eigene Steuerkategorie, damit die Buchhaltung des Empfängers die Steuerfreiheit maschinell versteht — das leistet keine Word-Vorlage. Mehr zur Regelung im Glossar unter Kleinunternehmerregelung.
Einmal einstellen statt jedes Mal daran denken
In einem Rechnungsprogramm wählen Sie die Kleinunternehmerregelung einmal in den Einstellungen: Danach entsteht jede Rechnung ohne Steuerspalte, mit dem Pflicht-Hinweis und als korrekt codierte E-Rechnung — und niemand weist versehentlich Steuer aus, die er dann schuldet.
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Ob die Kleinunternehmerregelung für Ihren Betrieb sinnvoll ist und ob Sie die Umsatzgrenzen einhalten, klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei.
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Geschrieben von den Machern von Rechnungsstube — dem Rechnungsprogramm für Handwerksbetriebe: Rechnungen und E-Rechnungen im Browser, offene Posten im Blick, und genau eine automatische Erinnerung, wenn eine Rechnung liegen bleibt.