26. Juli 2026 · Von Dominik Weindl, Gründer von Rechnungsstube
Abschlags- und Schlussrechnung schreiben: So rechnen Sie Projekte richtig ab
Wie Handwerksbetriebe Abschlagsrechnungen stellen und am Ende eine Schlussrechnung schreiben, die die Abschläge korrekt abzieht — mit dem häufigsten Fehler und wie er vermieden wird.
Bei Aufträgen über mehrere Wochen wäre es fahrlässig, erst am Ende abzurechnen: Material und Löhne laufen ab Tag eins. Deshalb sind Abschlagsrechnungen im Handwerk Alltag — und die Schlussrechnung am Ende die Stelle, an der beim Rechnen von Hand die teuersten Fehler passieren.
Die Abschlagsrechnung: eine echte Rechnung, keine Bitte
Eine Abschlagsrechnung fordert eine Teilzahlung für bereits erbrachte Leistung — mit allen Pflichtangaben einer normalen Rechnung, eigener Rechnungsnummer und eigener Fälligkeit. Jeder Abschlag ist damit eine eigenständige Forderung, die auch einzeln in Verzug geraten kann. Was genau hineingehört, steht im Glossar unter Abschlagsrechnung.
Die Schlussrechnung: alles ausweisen, Abschläge abziehen
Die Schlussrechnung listet die gesamte Leistung auf, zieht die bereits gestellten Abschläge einzeln und nachvollziehbar ab und weist den verbleibenden Zahlbetrag aus. Bei Bauleistungen muss sie zudem prüffähig sein: Mengen, Einheitspreise und Nachträge so aufgeschlüsselt, dass der Auftraggeber sie nachrechnen kann. Details im Glossar unter Schlussrechnung.
Der häufigste Fehler: den Bruttowert statt des Zahlbetrags fordern
Wer die Schlussrechnung von Hand baut, vergisst leicht einen gestellten Abschlag — und fordert dann Geld ein, das längst überwiesen wurde. Das ist mehr als peinlich: Es beschädigt das Vertrauen genau in dem Moment, in dem der Auftrag eigentlich erfolgreich endet. Ein Rechnungsprogramm zieht die festgeschriebenen Abschläge automatisch ab; der Zahlbetrag stimmt auch in der E-Rechnung, wo er als eigenes Feld übertragen wird.
Abschläge einzeln im Blick behalten
Weil jeder Abschlag eine eigene Forderung ist, gehört auch jeder einzeln überwacht. Gerade bei Generalunternehmer-Aufträgen mit langen Zahlungszielen rutscht sonst ein offener Abschlag durch, während die Arbeit längst weitergeht. Wie das in einzelnen Gewerken aussieht, zeigen die Seiten für SHK-Betriebe und für Trockenbau-Betriebe.
Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung — bei VOB-Verträgen und Sicherheitseinbehalten lohnt der Blick in den konkreten Vertrag.
Abschlag, Schlussrechnung und der automatische Abzug sind hier eingebaut — samt E-Rechnung und einer freundlichen Erinnerung, falls eine Teilforderung liegen bleibt. 30 Tage kostenlos testen.
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Geschrieben von den Machern von Rechnungsstube — dem Rechnungsprogramm für Handwerksbetriebe: Rechnungen und E-Rechnungen im Browser, offene Posten im Blick, und genau eine automatische Erinnerung, wenn eine Rechnung liegen bleibt.